Tid går åt till att leta
Samma uppgift registreras på flera ställen och behöver kontrolleras innan den kan användas som beslutsunderlag.
Nutidens fastighetssystem
Hela fastighetsförvaltningen. Ett gemensamt system.
Property Flow samlar bestånd, uthyrning, hyresgäster, underhåll och ekonomi i en gemensam struktur. Ni får kontroll över det dagliga arbetet, kan följa fastighetens historik och får ett stabilt underlag för beslut om kostnader, åtgärder och framtida investeringar.
- Från beståndsnivå till enskilda rum och komponenter
- Uthyrning, förvaltning och ekonomi i samma flöde
- Historik, skick och dokument på rätt objekt
- Planering och beslutsunderlag för åren framåt
Struktur
Bolag, fastigheter och enheter
Uppföljning
Ekonomi och underhåll
Behörighet
Rätt åtkomst för varje roll
Känner ni igen vardagen?
Fastighetsinformationen finns överallt – men sällan på samma plats
Ett system används för hyresadministration och ett annat för ekonomi. Underhållsplanen ligger i Excel, dokumenten i olika mappar och viktig kunskap finns i mejl, anteckningar eller hos enskilda medarbetare. Varje del kan fungera för sig, men helheten blir svår att se.
Historiken blir ofullständig
Tidigare renoveringar, kostnader, felanmälningar och kontakter blir svåra att följa när informationen ligger utspridd.
Beslut fattas på ett ofullständigt underlag
När ekonomi, skick och planerade åtgärder inte hänger ihop blir det svårare att prioritera rätt och bedöma framtida utfall.
Property Flow samlar informationen och arbetsflödena i ett system. Det ger hela organisationen en gemensam bild av vad som finns, vad som har hänt, vad som pågår och vad som behöver göras framåt.
Ett system för hela organisationen
Från fastighetsnivå till varje lägenhet, rum och komponent
Property Flow följer fastighetens struktur hela vägen. Uppgifter om skick, åtgärder, kostnader, avtal, bilder och dokument registreras där de hör hemma och kan sedan sammanställas för en lägenhet, en fastighet eller hela beståndet.
Bestånd, skick och historik
Följ bolag, fastigheter, byggnader, lägenheter, lokaler, rum och tekniska komponenter. Se vad som har renoverats, när det gjordes, vad det kostade och vilket skick objektet har i dag.
Underhåll och planering
Bygg underhållsplaner från enskilda rum och komponenter upp till fastigheten och hela beståndet. Samla behov, prioritet, ansvar, kostnad och planerat år på samma plats.
Budget, utfall och kalkyler
Koppla intäkter, drift, underhåll, CAPEX och finansiering till rätt nivå. Jämför budget med utfall och skapa beslutsunderlag för kommande åtgärder och investeringar.
Uthyrning och vakanser
Håll ihop sökande, avtal, in- och utflyttningar, besiktningar och lediga objekt. Tydliga aktiviteter och datum minskar risken att något faller mellan stolarna och hjälper er att begränsa vakans.
Hyresgäster och kommunikation
Samla avtal, kontakter, anteckningar, meddelanden och felanmälningar på både hyresgästen och den aktuella lägenheten eller lokalen. Historiken finns kvar även när ett avtal avslutas.
Ärenden, arbetsordrar och kalender
Låt felanmälningar bli planerade och uppföljningsbara arbetsordrar. Ansvarig, status, bilder, kostnader, besiktningar och kommande aktiviteter samlas i ett tydligt arbetsflöde.
Se helheten
Ett system som gör informationen användbar
Från portföljens nyckeltal till historiken i ett enskilt rum. Property Flow ger varje roll en tydlig arbetsyta, samtidigt som informationen hänger ihop i bakgrunden.
Portföljöversikt
ExempeldataFastigheter
12
Enheter
186
Vakans
2,7 %
Planerade åtgärder
24
Budget och utfall
Kv 1
Kv 2
Kv 3
Kv 4
Budget Utfall
Kommande aktiviteter
Avflyttningsbesiktning
Lägenhet 1203 · v. 12
Ventilationsservice
Hus A · v. 13
Kontraktsuppföljning
Lokal 4 · v. 14
Från fastighet till rum
ExempeldataEken 4Hus ALägenhet 1203Kök
- Skick
- Gott
- Senast renoverat
- 2019
- Nästa bedömning
- 2034
Arbetsordrar och kalender
Exempeldata- Planerad
Byte av blandare
Lägenhet 1108
- Pågår
Trapphusbelysning
Hus B
- Klar
Sotning
Eken 4
Besiktningar och underhåll · mars
12
Besiktning
13
Service
15
Underhåll
18
Uppföljning
Representativa systemvyer med exempeldata. Utseende och innehåll anpassas efter roll och behörighet.
Så fungerar det
En röd tråd från registrerad uppgift till välgrundat beslut
Property Flow kopplar ihop information, arbetsflöden och ekonomi. På så sätt kan ni både hantera det som händer i dag och se vad det innebär för fastigheten framåt.
Steg 1
Samla och strukturera
Bygg upp beståndet från bolag till fastighet, lägenhet, rum och komponent. Koppla hyresgäster, avtal, skick, dokument och tidigare åtgärder till rätt nivå.
Steg 2
Arbeta och dokumentera
Hantera uthyrning, in- och utflyttningar, felanmälningar, besiktningar, arbetsordrar och kommunikation i gemensamma flöden med tydligt ansvar.
Steg 3
Följ upp och planera
Analysera kostnader, intäkter, vakanser, budget och utfall. Se kommande underhåll och använd historiken för att bedöma behov, prioriteringar och ekonomiska konsekvenser.
För hela organisationen
En gemensam bild, anpassad efter varje roll
Ägare, förvaltare, uthyrare och tekniker arbetar mot samma information. Hyresgästen får en separat och säker väg in för sina ärenden. Varje person ser det som behövs, medan organisationen behåller helheten.
Fastighetsägare och ledning
Får en samlad bild av bestånd, ekonomi och kommande åtgärder. Budget, utfall och underhållsbehov finns i samma underlag när beslut ska fattas.
Förvaltare
Håller ihop avtal, hyresgäster, ärenden och planerat underhåll. Ansvar och status syns tydligt genom hela flödet.
Uthyrare
Arbetar med sökande, lediga objekt, avtal och in- och utflyttningar. Aktiviteter och datum gör det lättare att korta vakanstiden.
Fastighetsskötare och tekniker
Ser sina arbetsordrar och tidigare åtgärder på rätt objekt och dokumenterar arbetet med status, bilder och noteringar direkt i fastigheten.
Hyresgäster
Når sin egen information och skickar in ärenden och meddelanden via en separat väg in, utan insyn i förvaltningens övriga uppgifter.
En sammanhängande helhet
Samma information används genom hela förvaltningen
Det som registreras i ett arbetsflöde blir direkt användbart i nästa. En felanmälan kan följas vidare som arbetsorder och kostnad. En besiktning kan bli en planerad åtgärd. En renovering uppdaterar historik, skick och ekonomisk uppföljning.
- Fastighetsregister och tekniska objekt
- Lägenheter, lokaler och rum
- Avtal, uthyrning och vakanser
- In- och utflyttningar samt besiktningar
- Hyresgäster, kommunikation och felanmälan
- Arbetsordrar, underhåll och kalender
- Budget, utfall, kalkyler och finansiering
- Dokument, bilder, historik och behörigheter
Från fastighet till rum
ExempeldataEken 4Hus ALägenhet 1203Kök
- Skick
- Gott
- Senast renoverat
- 2019
- Nästa bedömning
- 2034
Säker hantering
Rätt person ska se rätt information
Fastighetsförvaltning innehåller både personuppgifter och affärskritiska dokument. Därför är behörighet, separation mellan organisationer och spårbar historik en del av systemets grund.
- Åtkomsten styrs av organisation och roll.
- Varje organisation arbetar i sin egen avgränsade datamiljö.
- Viktiga händelser loggas för att kunna följas upp.
- Personuppgifter skyddas i loggar och administrativa vyer.
Kontakt
Vill ni se om Property Flow passar er förvaltning?
Berätta gärna hur ert bestånd ser ut, vilka system ni använder och var informationen finns i dag. Vi visar hur Property Flow kan samla organisationens arbetssätt och vilka delar som skulle göra störst nytta för er.