Säkerhet och integritet

Vem som ansvarar för uppgifterna

Property Flow används av fastighetsägare och förvaltare, våra kunder. De uppgifter som en kund lägger in i förvaltningen, till exempel om hyresgäster, avtal, ärenden och fastigheter, behandlar vi som personuppgiftsbiträde åt kunden. Kunden är personuppgiftsansvarig för dem. Har du frågor om sådana uppgifter vänder du dig i första hand till din hyresvärd eller förvaltare.

För egna ändamål är Property Flow AB personuppgiftsansvarig: [konton och inloggning, support, kontaktförfrågningar samt tjänstens säkerhet, till exempel revisionsloggen]. [Rättslig grund per ändamål fastställs efter juridisk granskning.]

Uppgifter vi behandlar för egna ändamål

• Konto: e-postadress och namn, i förekommande fall telefonnummer och profilbild, och vilken kund och vilken roll kontot hör till.
• Revisionslogg: vilket konto som gjorde en ändring i tjänsten, vilken åtgärd och när.
• Support: det du skriver i tjänstens supportchatt och våra svar.
• Kontaktförfrågningar: det du skriver i kontaktformuläret på vår startsida eller skickar till info@propertyflow.se.
• Publika formulär: när du skickar en felanmälan eller en intresseanmälan används din IP-adress som skydd mot missbruk.

Inloggning

Inloggningen sköts av vår leverantör WorkOS. Du loggar in med e-post och lösenord. Inloggning med ett Google-konto är förberedd men inte påslagen. När den slås på får WorkOS ditt namn, din e-postadress och din profilbild från Google.

WorkOS behandlar namn, e-postadress och inloggningsuppgifter. Enligt WorkOS biträdesavtal kan behandlingen ske i USA.

Tjänsten använder två kakor (cookies) som behövs för inloggningen: en som håller dig inloggad och en som bara används medan du loggar in. I din webbläsare sparas också inställningar, till exempel ljust eller mörkt läge, och i fältläget arbete som väntar på att skickas till tjänsten, som anteckningar och bilder. Tjänsten innehåller inga verktyg för besöksstatistik eller annonsering.

Var uppgifterna lagras

Verksamhetsdatabasen och filernas ordinarie lagring finns i EU. Övrig behandling redovisas per leverantör.

Leverantörerna och var de behandlar uppgifter står på sidan Leverantörer.

Hur länge uppgifterna sparas

Tjänsten har automatiska jobb för gallring av verksamhetens uppgifter. Vid start körs de i rapportläge: de räknar vad som skulle tas bort men raderar ingenting. Gallringen slås på först efter ett beslut. Tekniska uppgifter med kort livslängd tas bort automatiskt: spärrarna mot för många försök i formulären för felanmälan och intresseanmälan under natten efter att de har gått ut, kontaktformulärets spärr tio minuter efter det senaste försöket och utgångna supportsessioner 90 dagar efter att de har gått ut. Revisionsloggen är byggd för att sparas i 24 månader.

[Bevarandetider för konton, supportsamtal och kontaktförfrågningar beslutas av ägaren.]

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig och att få en kopia av dem. Du kan begära att felaktiga uppgifter rättas och, i vissa fall, att uppgifter raderas, att behandlingen begränsas eller att du får ut uppgifterna i ett format som går att flytta. Du kan också invända mot behandling som grundar sig på ett berättigat intresse.

Gäller frågan uppgifter i förvaltningen hjälper vi din hyresvärd eller förvaltare att svara. Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakt

Frågor om dataskydd skickas till info@propertyflow.se. Property Flow AB, organisationsnummer 559311-4340, Viaredsvägen 37E, 504 64 Borås.

Ändringar i policyn

När policyn ändras uppdaterar vi datumet längst ned på sidan. [Hur kunderna underrättas om väsentliga ändringar beslutas av ägaren.]